役員変更登記について（１）　議事録の就任承諾書の省略が認められない場合

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株式会社の役員変更登記において、選任された役員が株主総会もしくは取締役会に出席し、就任を承諾したことが議事録の記載により確認できる場合は、就任承諾書の添付を省略することができます。

これまで、「即時就任を承諾した」や「席上で就任を承諾した」などの記載が議事録にあれば、就任承諾書を省略することができましたが、「即時就任を承諾した」旨の記載では、総会に出席していることが明らかとはいえないので、就任承諾書を省略することができないとの取扱もあります。

なお、「即時就任を承諾した」旨の記載であっても、出席役員として記載されているなど、出席が明らかな場合は就任承諾書を省略することができます。

また、「席上で就任を承諾した」の記載がある場合は出席していることが明らかなので、就任承諾書を省略することができます。

今後、総会の中で就任承諾をされた場合は、議事録の記載は「席上で就任を承諾した」に統一された方がよいかと存じます。

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